Hoe gaan wij om met uw persoonsgegevens?

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die over u, of uw kind gaan, als individu. Dus bijvoorbeeld uw naam en adres, maar ook bijvoorbeeld informatie over uw gezondheid of gezinssituatie. De wet zorgt ervoor dat wij uw persoonsgegevens moeten beschermen. Maar dat willen we ook! Wij zijn ons er van bewust dat u vertrouwen stelt in ons. Wij zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen.

Waarvoor gebruiken we persoonsgegevens?

Passend onderwijs betekent voor ons samenwerkingsverband dat wij onderwijs bieden voor iedere leerling passend bij zijn of haar onderwijsbehoefte en mogelijkheden. Om dit te kunnen doen vindt er gegevensuitwisseling plaats. Gegevens over individuele leerlingen, op het niveau van klassen en er worden meta analyses gemaakt.

Bijvoorbeeld om scholen te adviseren over hoe uw kind het beste ondersteund kan worden. Maar ook om een Toelaatbaarheidsverklaring af te geven als uw kind het best past binnen het gespecialiseerd onderwijs.

In de Wet Passend onderwijs is geregeld dat het Samenwerkingsverband bevoegd is om zonder toestemming van de betrokken leerling of diens wettelijke vertegenwoordiger persoonsgegevens te verwerken voor het geven van advies aan scholen en het afgeven van Toelaatbaarheidsverklaringen.

Als Samenwerkingsverband vinden wij de rol van ouders/verzorgers belangrijk. Wij proberen leerlingen en ouders zoveel mogelijk te betrekken in ons werk. Dat betekent bijvoorbeeld dat wij ervoor kiezen om de ouders de Toelaatbaarheidsverklaring te laten ondertekenen, samen met de oude en nieuwe school.

Is het Samenwerkingsverband ook verantwoordelijk voor wat er op school met mijn persoonsgegevens gedaan wordt?

Nee, de school is zelf verantwoordelijk voor de manier waarop zij uw persoonsgegevens beschermen. In de schoolgids staat hoe uw school dit aanpakt.

Hoe zorgen wij ervoor dat u erop kunt vertrouwen dat uw persoonsgegevens bij ons veilig zijn?

Ons uitgangpunt is dat wij zo min mogelijk gegevens opschrijven, bewaren en delen met anderen. Alleen als het echt nodig is om een besluit te kunnen nemen verwerken wij uw persoonsgegevens. Onze ICT systemen zijn beveiligd en wij maken afspraken met de leveranciers van deze systemen afspraken over wat we van hen verwachten op het gebied van privacy.

Documenten met persoonsgegevens op papier worden bewaard in afgesloten kasten en geprint met een beveiligde printer. Dit zijn allemaal manieren om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens niet zomaar ergens terechtkomen.

Al onze medewerkers werken volgens een aantal vuistregels rondom privacy.  Daar staat bijvoorbeeld in dat we geen persoonsgegevens op social media gebruiken en dat wij bij voorkeur met leerlingen en met ouders praten.

Als wij beelden (film of foto) maken vragen wij altijd toestemming aan leerlingen en/of ouders/verzorgers, leerkrachten en medewerkers om deze te gebruiken. Wanneer wij beelden maken voor individuele begeleiding worden deze altijd vernietigd als de begeleiding is afgerond.

Wat moet ik doen als ik mijn persoonsgegevens wil bekijken of wijzigen?

Wanneer u uw persoonsgegevens die bij ons bekend zijn wilt inzien of wilt wijzigen, kunt u dit schriftelijk aanvragen bij ons Samenwerkingsverband (zie de contactgegevens hieronder). Het gaat hier alleen om de formeel vastgelegde informatie over u als individu en niet om werkaantekeningen van onze consulenten.

Hoe lang worden mijn persoonsgegevens bewaard?

Ons uitgangspunt is dat wij persoonsgegevens alleen bewaren als dat relevant is (max. 3 jaar voor de situatie waarin de persoonsgegevens nodig waren) en op een veilige manier. Papieren waarop persoonsgegevens staan worden altijd weggegooid in een speciale papiercontainer die afgesloten is.

Stel er gaat iets mis, wat doen jullie dan?

Ondanks alle manieren om uw persoonsgegevens te beschermen kan er iets mis gaan. Een typefout in het adres, een gestolen laptop, een kwijtgeraakt werkschrift. Het blijft mensenwerk! Mocht er zoiets voorkomen dan registreren wij dat en zorgen voor een spoedig herstel voor zover mogelijk. Onze medewerker die gespecialiseerd is in informatieveiligheid en privacy gaat de melding dan beoordelen op ernst en impact en kijkt wat er direct moet gebeuren. Als dit uw persoonsgegevens bevat, dan wordt u uiteraard op de hoogte gesteld. Wij registreren deze incidenten om ervan te kunnen leren. Daarnaast zijn wij verplicht om ernstige situaties te melden bij de landelijke Autoriteit Persoonsgegevens.

Vragen en feedback

We controleren regelmatig of we aan ons beleid op het gebied van informatieveiligheid en privacy voldoen. Als u vragen heeft over dit hoe wij omgaan met u persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen: info@po-zk.nl